Is uw ledenportaal een archief of een ontmoetingsplek?

Veel verenigingen beschikken inmiddels over een digitale ledenomgeving. Toch is het hebben van een platform iets anders dan het hebben van een omgeving die daadwerkelijk onderdeel is van de vereniging.

Een digitale archiefkast is handig, maar beperkt

Documenten centraal beschikbaar stellen heeft absoluut waarde. Leden weten waar zij stukken kunnen terugvinden en het secretariaat hoeft dezelfde bestanden niet telkens opnieuw te versturen. Maar als dat de enige functie van het platform is, ontstaat al snel een digitale archiefkast.

Leden bezoeken zo’n omgeving alleen wanneer ze iets nodig hebben, misschien een paar keer per jaar. Daarmee laat u een belangrijk deel van de mogelijkheden onbenut. Een digitaal platform kan namelijk ook een plek zijn waar kennis wordt gedeeld, vragen worden gesteld en leden elkaar vinden.

Begin niet bij techniek, maar bij de gebruiker

De eerste vraag bij een ledenplatform zou daarom niet moeten zijn welke functionaliteiten beschikbaar zijn, maar waarom een lid zou willen inloggen.

Vindt een lid er actuele vakinformatie die nergens anders staat, kan hij eenvoudig contact leggen met andere leden, zijn er relevante documenten, bijeenkomsten of discussies en kan hij kennis delen of vragen stellen aan vakgenoten? Hoe duidelijker de toegevoegde waarde, hoe groter de kans dat het platform onderdeel wordt van het dagelijkse of wekelijkse gebruik.

Geef leden een reden om terug te komen

Een omgeving die maandenlang niet verandert, nodigt niet uit tot een volgend bezoek. Actualiteit is daarom belangrijk, dat betekent niet dat u iedere dag nieuwe content moet publiceren, maar er mag wel regelmatig iets gebeuren.

Een nieuw kennisartikel, een discussie over een actueel onderwerp, een aankomende bijeenkomst of een vraag vanuit een werkgroep kan al voldoende zijn. Zo wordt het platform een levend onderdeel van de vereniging in plaats van alleen de plek waar oude documenten worden bewaard.

Maak kennis binnen de vereniging zichtbaar

Binnen vrijwel iedere vereniging is veel kennis aanwezig. Alleen zit die kennis vaak verspreid over individuele leden, commissies, werkgroepen en bestuursleden. Een digitaal platform kan helpen om die expertise breder beschikbaar te maken.

Leden kunnen ervaringen uitwisselen, documenten delen of elkaar helpen bij praktische vragen. Daardoor hoeft niet iedere organisatie afzonderlijk hetzelfde wiel uit te vinden. Dat is misschien wel een van de belangrijkste functies van een branche- of verenigingsplatform, niet alleen informatie van de vereniging delen, maar kennis binnen de vereniging verbinden.

Voorkom een wildgroei aan kanalen

In de praktijk communiceren verenigingen vaak via allerlei kanalen tegelijk. Nieuws gaat per e-mail, een commissie gebruikt WhatsApp, documenten staan in een online map en voor evenementen is er weer een andere applicatie. Voor leden wordt het daardoor niet altijd overzichtelijker.

Een goed digitaal platform kan helpen om meer samenhang te creëren. Dat betekent niet dat ieder ander kanaal moet verdwijnen. E-mail kan bijvoorbeeld uitstekend geschikt blijven voor belangrijke mededelingen. Het gaat er vooral om dat ieder kanaal een duidelijke functie heeft en dat leden weten waar zij welke informatie kunnen vinden.

Technologie alleen creëert geen betrokkenheid

Een nieuw platform lanceren is relatief eenvoudig. Ervoor zorgen dat mensen het blijven gebruiken, vraagt meer aandacht. Dat begint bij relevantie. Welke behoefte lost het platform op? Vervolgens zijn inrichting, communicatie, beheer en actualiteit belangrijk.

Ook intern moet duidelijk zijn wie verantwoordelijk is. Wie plaatst nieuwe informatie? Wie bewaakt discussies? Wie zorgt dat verouderde content wordt bijgewerkt? Zonder dat eigenaarschap kan zelfs een technisch uitstekend platform langzaam stilvallen.

Van ledenportaal naar digitale vereniging

Een goed ledenplatform hoeft het persoonlijke contact binnen een vereniging niet te vervangen, het kan dat contact juist versterken. Het maakt kennis toegankelijk buiten bijeenkomsten, brengt leden met dezelfde vragen met elkaar in contact en zorgt dat relevante informatie beschikbaar is wanneer iemand die nodig heeft.

Wilt u van uw digitale ledenomgeving meer maken dan een verzameling documenten? WingWays verenigingen en brancheorganisaties bij het creëren van een centrale online omgeving voor communicatie, kennisdeling en interactie. Ontdek hier de mogelijkheden.