Nieuwe samenwerking? Deze afspraken maakt u voordat u begint

Een samenwerking begint meestal met enthousiasme. Twee organisaties zien dezelfde kans, een leverancier heeft precies de expertise die ontbreekt of een externe professional kan helpen om een ambitieus project te realiseren. De gesprekken verlopen prettig en iedereen wil zo snel mogelijk beginnen.

Juist op dat moment wordt de juridische kant soms als lastig ervaren. Moet er nu echt al een uitgebreide overeenkomst komen? We vertrouwen elkaar toch? Goede afspraken hebben echter weinig met wantrouwen te maken. Ze zorgen ervoor dat beide partijen hetzelfde beeld hebben van de samenwerking. En dat voorkomt juist dat een goede relatie later onder druk komt te staan.

Bespreek verwachtingen voordat u begint

Veel conflicten ontstaan niet doordat één partij zich bewust niet aan afspraken houdt, maar doordat partijen vanaf het begin verschillende verwachtingen hadden. De één denkt bijvoorbeeld dat bepaalde werkzaamheden onderdeel zijn van de afgesproken prijs, terwijl de ander ze als meerwerk beschouwt. Of beide organisaties gaan ervan uit dat de andere partij verantwoordelijk is voor de communicatie richting leden.

Zolang alles goed gaat, vallen die verschillen nauwelijks op. Pas wanneer deadlines worden gemist of kosten oplopen, ontstaan discussies. Een goede overeenkomst dwingt partijen om deze verwachtingen vooraf uit te spreken.

Wie is waarvoor verantwoordelijk?

Bij iedere samenwerking moet duidelijk zijn wie welke rol heeft. Dat klinkt eenvoudig, maar juist daar ontstaan in de praktijk regelmatig grijze gebieden. Wie neemt beslissingen wanneer een project anders loopt dan gepland? Wie onderhoudt contact met externe partijen? En wie draagt de financiële gevolgen wanneer aanvullende werkzaamheden nodig blijken? Hoe concreter deze verantwoordelijkheden vooraf zijn besproken, hoe kleiner de kans dat later discussie ontstaat. Dat geldt ook binnen samenwerkingen waarin partijen elkaar al jaren kennen. Een goede persoonlijke relatie is waardevol, maar vervangt geen duidelijke afspraken.

Denk ook aan informatie en gegevens

Samenwerken betekent vaak dat informatie wordt gedeeld. Dat kunnen interne documenten zijn, maar ook persoonsgegevens, ledengegevens of andere vertrouwelijke informatie. Daarom is het belangrijk om vooraf te bepalen welke informatie partijen met elkaar delen, waarvoor deze mag worden gebruikt en hoe zij daarmee omgaan.

Afhankelijk van de samenwerking kunnen ook privacywetgeving en afspraken over gegevensverwerking een rol spelen. Het is verstandig dit vooraf te beoordelen in plaats van pas wanneer de eerste bestanden al zijn uitgewisseld.

Van wie is wat u samen maakt?

Dit onderwerp wordt gemakkelijk vergeten. Stel dat u samen een onderzoek, training, handboek, campagne of digitaal product ontwikkelt. Wie mag het eindresultaat vervolgens gebruiken? Mag een samenwerkingspartner het materiaal zelfstandig inzetten? En wat gebeurt ermee nadat de samenwerking eindigt?

Afspraken over intellectueel eigendom en gebruiksrechten lijken aan het begin soms theoretisch, maar kunnen later juist zeer belangrijk worden. Door vooraf duidelijkheid te creëren, voorkomt u discussie wanneer een gezamenlijk project succesvol blijkt.

Bespreek ook hoe u uit elkaar gaat

Aan het begin van een samenwerking praten over het einde ervan voelt misschien weinig optimistisch. Toch is het één van de verstandigste onderwerpen om vooraf te bespreken. Een samenwerking kan eindigen omdat een project is afgerond, maar ook omdat prioriteiten veranderen, financiering stopt of partijen simpelweg niet meer dezelfde richting op willen.

Dan is het prettig wanneer vooraf duidelijk is hoe de samenwerking kan worden beëindigd, welke opzegtermijnen gelden en wat er gebeurt met lopende verplichtingen, informatie en gezamenlijk ontwikkelde materialen. Juist afspraken over het einde beschermen de relatie tijdens de samenwerking.

Een overeenkomst moet bij de samenwerking passen

Niet iedere samenwerking vraagt om een contract van tientallen pagina’s. De juridische afspraken moeten passen bij de omvang, risico’s en complexiteit van het project. Het belangrijkste is dat partijen bewust nadenken over hun verwachtingen en verantwoordelijkheden. Een goede overeenkomst is daarom niet alleen een juridisch document. Het is ook een praktisch hulpmiddel dat duidelijkheid geeft gedurende de hele samenwerking.

Gaat u een nieuwe samenwerking aan? Laat de afspraken vooraf controleren

Een samenwerkingsovereenkomst hoeft niet ingewikkelder te zijn dan nodig, maar moet wel duidelijk maken wie waarvoor verantwoordelijk is en wat er gebeurt als omstandigheden veranderen. De bedrijfsjuristen van WingWays kunnen uw samenwerkingsovereenkomst beoordelen of opstellen.

Ook voor opdracht-, verwerkers- en managementovereenkomsten kunt u bij WingWays terecht. Zo weet u voordat u uw handtekening zet waar u aan toe bent en voorkomt u dat onduidelijke afspraken later voor discussie zorgen.

Heeft u een samenwerking op stapel staan? Leg uw plannen of conceptovereenkomst aan onze bedrijfsjurist voor en zorg dat de juridische basis geregeld is voordat u begint. Neem hier contact met ons op voor meer informatie.